ラクラク電子契約は、収入印紙税・事務経費削減、コンプライアンス強化に最適です

電子契約導入のポイント

税務調査にスムーズに対応するポイント

電子契約では契約書に印紙を貼らないため、電子契約導入を検討されている企業の多くが、税務調査にきちんと対応できるのかといった不安を持たれています。 税務調査に対しては、電子帳簿保存法に則った運用をしていれば、電子契約であっても何ら問題ありません。電子帳簿保存法では、一定の条件を満たすことにより電子データでの保存が可能と認められています。この一定の条件とは次のようになります。

① 保存場所について

電子ファイルの保存は、納税地、事業所在地に保存する、もしくはデータセンターがそれ以外の地域であっても、納税地、事業所所在地にPC、ディスプレイ、プリンターがあり、ネットワーク経由でアクセスできなければならない、とされています。

② 保存期間について

電子ファイルは、税法に定められる期間に基づき保存されなければならない(例えば法人税法では7年間の保存が必要である)。

③ 真正性の要件

電子ファイルに真正性を満たすためには、次のいずれかの措置がなされていなければならない
(1)電子署名およびタイムスタンプを施す
(2)「正当な理由のない訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」の制定および運用

④ 検索機能について

電子ファイルの保存に際して、次の検索機能を確保していなければならない。
1)文書名称、金額、日付、相手先などで検索できること
2)日付、金額については範囲検索ができること
3)2つ以上の項目によるアンド検索ができること

⑤ 説明書の備え付け

電子ファイルの保存場所もしくは、事業所に電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターの操作説明書を備え付けていなければならない