ラクラク電子契約は、収入印紙税・事務経費削減、コンプライアンス強化に最適です

電子契約導入のポイント

契約相手・金融機関への説明の仕方

契約には相手先が必ずありますので、電子契約を導入する場合、契約先にもその内容を理解していただかなければなりません。ここでは契約先等への説明時の留意点について述べます。

① 説明時のポイント

契約先の中には全く電子契約を使ったことがないという取引先もあるかも知れません。
そういった取引先には、まず電子契約の内容そのものを説明する必要があります。
契約先への説明の手順は以下の流れになります。

①まず、電子契約がどういったものなのか、その概要を説明します
②次に、電子契約が法的に全く問題ないこと、および、その法的根拠を説明します
③続いて、電子契約を導入することにより、どのようなメリットがあるのか、それが自社だけでなく、契約先にも少なからずメリットがある点を説明します
④最後に、システムの操作手順や具体的取扱い方法を説明し、実施に向けて不安を払しょくすることが必要です。

② 電子契約の法的根拠

電子契約の概要をご理解していただいた後は、電子契約を導入しても法的に何ら問題がないことを理解していただかなければなりません。具体的には電子帳簿保存法に則った運用をしていれば税法にも確実に対応できる点、電子署名法に基づき、電子署名を行なっていれば民事訴訟法にも対応でき、万が一、紛争になった場合でも契約内容の真正性が担保されます。

③ 電子契約導入のメリット

続いて、電子契約導入によるメリットを理解していただくことになります。 メリットとしては、①印紙税を含めて契約コストが大幅に削減できる、②契約事務作業が大きく効率化できる、③保存性能も高まることによりコンプライアンス強化にもつながる、と言った点が挙げられます。

④ 実務における操作方法

最後に、実務上の操作について理解していただきます。パソコン上でファイルを確認、電子署名を施すので、マウスで簡単に操作できます。紙で印刷するよりも簡単です。また検索機能により、条件を変えて検索できるので、契約後の管理、チェックも簡単です。

⑤ 建設業における説明ポイント

また建設業では、建設業法により書面による契約が義務付けられていますが、IT書面一括法に基づき、建設業法も改正され、相手方の承諾を得て電子契約を行なえることになっています。

弊社では、取引先説明マニュアルを作成し、お客様から直接取引先の経営者および担当者にご理解いただくご支援をしています。